Корпоративные правила

Договоренности

Все сколько-нибудь важные вопросы, особенно на основании которых принимаются решения, должны быть зафиксированы в электронном письме. Никакие устные договоренности не могут являться подтверждением. И не потому, что кто-то сознательно говорит одно, а думает другое, а потому, что люди элементарно могут забыть, неправильно понять, неточно выразиться и т. п.

Любое решение, задание, просьба должна быть зафиксирована в письменном виде.

Если вы о чем-то договорились, то необходимо скинуть письмо коллеге: запросто может выясниться, что вы подразумеваете совершенно разные веши под фразой «они к нам лояльны и позиционируют себя как интерактивный медиа-канал, интегрированный в среду».

Пример. Вы обсудили с коллегой (руководителем) по пути на обед некий вопрос, пришли к некоторому выводу, о чем-то договорились. После обеда необходимо написать письмо по результатам общения.

То же самое касается любой проведенной встречи с клиентами. Обязательно нужно выслать после встречи ее резюме клиенту. По сути — согласовать с ним это резюме. Также необходимо выслать резюме руководителю.

При этом, не надо доходить до абсурда и писать письмо после каждого вопроса — если вы все еще адекватны, то скорее всего и разумны.

Правило "24"

Необходимо отвечать на любое письмо, будь то внутренняя переписка или внешняя, в течение 24 часов. Если вы не успеваете ответить, то необходимо об этом написать, указав точный срок. На спам отвечать не обязательно.

Электронная почта

Тема

В электронном письме необходимо писать тему. Необходимо — означает всегда! Тема должна точно, кратко и конкретно отражать суть письма. Письмо без темы может быть с полным правом сразу помещено в корзину

Адресат

В поле «кому» перечисляются те люди, которым предназначается письмо в первую очередь. Они отвечают за результат (прочтение). В поле «копия» ставятся адресаты, которые должны проаудировать задачу.

Общий ящик

Отправляя письма на общий ящик (all), подумайте несколько раз, действительно ли ваше бесценное сообщение должны прочитать все сотрудники компании: от генерального директора до секретарши. Вспомните о том, что все они должны оторваться от дел, чтобы потратить свое время на прочтение.

Заданные всем и сразу вопросы «для обсуждения» помогают понять, кому нечем заняться, а не получить объективный ответ. Это всё равно, что крикнуть в метро: «Который час?»

Постановка задачи

Если вы в письме задаете какой-нибудь вопрос или ставите задачу, то делать это нужно очень четко. Указывать сроки выполнения, мотивацию, последствия.

Подпись

С уважением,
Имя Фамилия
Моя должность компании Lexil

Телефон: +7 (495) 641-33-29
Мобильный: +7 *** ***-**-**
e-mail@lexil.ru